VIE PRIVÉE

La présente rubrique intitulée « Vie Privée » est destinée à vous informer sur la manière dont sont traitées les informations personnelles que vous nous communiquez, sur notre Site, dans nos hôtels, ou par tout autre moyen.

HELIONWOOD s’engage à traiter les données que vous nous confiées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Dans le cadre du traitement de vos données personnelles, HELIONWOOD reconnaît l’importance d’assurer la protection et la sécurité de votre vie privée et de vos données personnelles, et a établi la présente rubrique « Vie Privée »  en conformité avec les critères les plus stricts de protection des données personnelles, ainsi que toute règlementation applicable, notamment la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 et le Règlement Général pour la Protection des Données (ci-après « RGPD ») entrée en vigueur le 25 mai 2018.

La manière dont sont traitées et collectées vos données personnelles est applicable à tous les utilisateurs du Site et/ou clients de HELIONWOOD. Nous vous invitons à en lire le contenu avec attention. Si vous êtes en désaccord avec le processus mis en place par HELIONWOOD, nous vous prions de ne communiquer aucune information personnelle vous concernant et de cesser d’utiliser le Site. En poursuivant une telle communication, vous reconnaissez avoir été informé du traitement de vos données personnelles et l’acceptez.

La présente rubrique « Vie Privée »  est susceptible d’être modifiée par HELIONWOOD à tout moment et sans préavis, notamment du fait de changements normatifs. La nouvelle rubrique s'appliquera à compter de la date de sa mise en ligne sur le Site. En communiquant des informations personnelles après que ces modifications aient été effectuées, vous acceptez la nouvelle rubrique.

Par conséquent, conformément au RGPD adopté par le Parlement européen le 14 avril 2016 et à la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, HELIONWOOD vous informe des points suivants :

  1. IDENTITE DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES

Le responsable du traitement des données personnelles est la société HELIONWOOD, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 45.386.000 euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 504 196 999, dont le siège social est situé 209 rue de l’Université, 75007 Paris.

HELIONWOOD est représentée par Monsieur Jean-Paul BIZE, Président de la société AMS INDUSTRIES.

  1. INFORMATIONS COLLECTÉES ET UTILISATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES PAR HELIONWOOD

La collecte d’informations sur des personnes de moins de 18 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Par conséquent, nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez nous contacter directement à l’adresse e-mail suivante : contact@inwood-hotels.com.

Nous collectons uniquement les informations adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaires par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont traitées (« minimisation des données »).

Vos données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions :

  1. Consultation de notre site internet

 

Lors de votre navigation sur notre Site, des informations sont susceptibles d’être enregistrés, ou lues, dans votre terminal. Nous utilisons le service d’analyse d’audience de Google Analytics. Les informations collectées via Google Analytics (notamment adresse IP) permettent de suivre le volume, le type et la configuration du trafic utilisant notre Site afin d’en développer la conception et l’agencement. Les informations collectées nous permettent également d’améliorer votre expérience client par l’envoi d’offres personnalisées et en adéquation avec vos besoins.

 

  1. Ouverture d’un compte client

Pour procéder à une réservation sur notre Site, vous passez commande en tant que visiteur ou abonné. Lors de votre inscription pour un compte client, nous collectons obligatoirement les données suivantes :

  • Titre ;
  • Prénom et nom ;
  • Adresse postale ;
  • Date de naissance ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Adresse e-mail ;
  • Mot de passe.

Ces données sont collectées dans le but de vous fournir un accès direct et protégé par mot de passe à vos données de base enregistrées dans notre système et à votre historique lié à des éventuelles précédentes réservations.

  1. Réservation sur notre Site, par correspondance ou par téléphone

Si vous effectuez des réservations, via notre Site, par voie de correspondance ou par téléphone, nous collectons les données suivantes :

  • Votre langue ;
  • Titre ;
  • Prénom et nom ;
  • Adresse postale ;
  • Date de naissance ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Adresse e-mail ;
  • Informations relatives à votre carte de crédit (nom du titulaire, le numéro de carte, la date d’expiration et le cryptogramme visuel).

Ces données ainsi que d’autres informations facultatives (heure d’arrivées prévue, remarques…) sont utilisées seulement dans le cadre de l’exécution de notre contrat, afin de saisir votre réservation conformément à votre demande, de fournir les prestations réservées et de garantir que le paiement soit correctement effectué.

 

  1. Prestations fournies

Dans l’hypothèque où vous percevez des prestations supplémentaires dans le cadre de votre séjour (utilisation du mini-bar…), nous saisissons à des fins de facturation l’objet de la prestation ainsi que la date à laquelle vous l’avez perçu.

Le traitement de ces données est nécessaire pour l’exécution de notre contrat.

  1. Formulaire de contact

Vous avez la possibilité de nous écrire un e-mail afin de prendre contact avec nous. Pour ce faire, nous collectons obligatoirement les informations suivantes:

  • Nom ;
  • Adresse e-mail ;
  • Message.

Nous utilisons ces données pour répondre au mieux et de façon personnalisée à votre demande de contact. Le traitement de ces données est donc nécessaire pour l’exécution de mesures précontractuelles.

  1. Inscription à notre newsletter

Vous avez la possibilité de vous inscrire à notre newsletter sur notre Site. Pour cela vous devez vous inscrire et fournir l’information suivante :

  • Nom
  • Prénom
  • Pays
  • Numéro de téléphone
  • Adresse e-mail

Par votre inscription, vous consentez au traitement de vos données personnelles que vous avez fourni en vue de l’envoi régulier de la newsletter à l’adresse que vous nous avez communiquée. Votre consentement relatif au traitement de vos données personnelles dans ce cadre nous a été donné de manière proactive, libre et éclairée.

A la fin de chaque newsletter, vous trouverez un lien pour vous désabonner à tout moment. Vos données personnelles seront supprimées à la suite de votre désabonnement.

  1. Stockage et échange de données avec des Plateformes de réservations

                                                                                                           

Si vous procédez à une réservation via une plateforme tierce (notamment la plateforme « Booking »), l’opérateur de la plateforme en question nous envoie différentes informations à caractère personnel. En principe il s’agit des données personnelles indiquées au point 2 de la présente rubrique.

 

Nous traitons ces données pour saisir votre réservation conformément à votre demande et fournir les prestations réservés.

 

  1. Stockage centralisé et mise en relation des données

 

Nous enregistrons les données indiquées au point 2 de la présente rubrique dans un système de traitement de données électronique centralisé. Les données personnelles vous concernant sont alors systématiquement saisies et regroupées en vue du traitement de vos réservations et de l’exécution des prestations contractuelles. Pour ce faire, nous utilisons un logiciel de la société Rebag Data (Protel Management Suite).

 

Le traitement de ces données par le logiciel se fonde sur l’intérêt légitime à une gestion des données à la fois favorable aux clients et efficace.

 

  1. Vidéosurveillance

Dans le cadre d’un séjour dans l’un de nos hôtels, des images sont captées par le système de vidéosurveillance installé dans les parties communes à des fins de sécurité.

La mise en place de vidéosurveillance est indiquée par la présence d’un panneau d’information affiché dans l’entrée de nos hôtels.

Ce système de vidéosurveillance mis en place dans nos hôtels a fait l’objet d’une autorisation préalable de la préfecture de la ville où se situe notre hôtel.

  1. COOKIE

HELIONWOOD en tant qu’éditeur du Site internet, pourra procéder à l’implantation d’un cookie sur le disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, mobile...) lorsque vous visitez notre Site.

HELIONWOOD utilise les cookies pour vous permettre de partager du contenu sur les réseaux sociaux, vous offrir des offres publicitaires conformes à vos goûts et pour connaître les pages du site visitées et avec quelle fréquence, afin de le rendre plus convivial et vous proposer des services adaptés et personnalisés lors de votre prochaine visite du Site.

 Pour cela nous collectons les données suivantes :

  • Parcours de navigation emprunté par un visiteur de notre site internet ;
  • Durée de la visite sur le Site ou sur la page ;
  • La page depuis laquelle le visiteur quitte le Site ;
  • Le pays, la région ou la ville depuis lequel/laquelle a eu lieu un accès ;
  • Dispositif ;
  • Visiteur récurrent ou nouveau visiteur.

Les informations recueillies par le biais des cookies ne permettent aucunement de vous identifier nominativement.

Pour désactiver les cookies, nous vous invitons à cliquer sur l'onglet "aide" de votre navigateur ou lire les informations qui accompagnent le logiciel de votre navigateur.

Voici la manière dont vous pouvez désactiver les cookies :

  • Pour les utilisateurs de Mozilla Firefox :
  • Choisissez le menu "Outil " puis "Options",
  • Cliquez sur l'icône "Vie Privée",
  • Repérez le menu "Cookie" et sélectionnez les options qui vous conviennent.
  • Pour les utilisateurs de Microsoft Internet Explorer :
  • Choisissez le menu "Outils" (ou "Tools"), puis "Options Internet" (ou "Internet Options"),
  • Cliquez sur l'onglet "Confidentialité" (ou "Confidentiality"),
  • Sélectionnez le niveau souhaité à l'aide du curseur.
  • Pour les utilisateurs de Google Chrome :
  • Cliquez sur l'icône représentant une clé à molette située dans la barre d'outils du navigateur,
  • Sélectionnez « Paramètres »,
  • Cliquez sur « Afficher les paramètres avancés »,
  • Dans la section "Confidentialité", cliquez sur le bouton « Paramètres de contenu »,
  • Dans la section "Cookies", sélectionnez les options qui vous conviennent.
  1. DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Seule HELIONWOOD est destinataire de vos informations personnelles ainsi que ses salariés habilités des services commercial et marketing, dans la limite de leurs attributions respectives et dans le respect de la présente rubrique.

HELIONWOOD n’effectue aucune commercialisation, location ou divulgation de vos informations personnelles à des tiers autres que des sociétés appartenant à son groupe, ses prestataires au sein de l’Union européenne, ou une autorité administrative ou judiciaire qui lui en aurait donné injonction. HELIONWOOD a conclu des accords avec des tiers soigneusement sélectionnés pour le traitement du paiement en ligne, l’hébergement et l'entretien du Site, et aux termes desquels ceux-ci s’engagent à assurer la protection et la sécurité de toutes données personnelles pouvant leur être communiquées.

  1. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

HELIONWOOD ne conserve les informations vous concernant que pendant la durée strictement nécessaire à la poursuite des finalités identifiées dans la présente rubrique.

La durée de conservation de vos données personnelles varie en fonction de la finalité de leurs collectes :

  • Vos données personnelles dans le cadre de la gestion des réservations sont conservées trois ans à compter de la fin de la relation commerciale ;
  • Les documents et pièces comptables sont conservés dix ans, à titre de preuve comptable ;
  • Vos données personnelles relatives à votre carte bancaire sont conservées par notre prestataire trente jours après le check out du client sauf en cas de réclamations ou impayés auquel cas cette durée ne saurait excéder treize mois après le check out du client ;
  • Vos données personnelles susceptibles de faire l’objet d’une réquisition judiciaire (données de connexion, identité, coordonnées de contact, données relatives aux transactions) sont conservées douze mois à compter de leur collecte.
  • Les images sont conservées pendant 1 mois et peuvent être visionnées, en cas d’incident, par le personnel habilité de la société HELIONWOOD et par les forces de l’ordre.
  1. SECURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

En communiquant vos données personnelles, vous acceptez leur collecte, leur transfert et leur stockage pour les finalités mentionnées dans la présente rubrique. HELIONWOOD emploie toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour assurer la protection des informations vous concernant, en conformité avec la règlementation.

À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…).

Cependant et malgré toutes ces précautions, aucune transmission de données par Internet n'est entièrement sécurisée. En conséquence, toute communication de vos données sera effectuée à vos propres risques et la responsabilité de HELIONWOOD ne pourra être retenue dans l’hypothèse d’une intrusion de tiers auxquels vos informations ne seraient pas destinées.

  1. DROIT DES UTILISATEURS

En application de la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles et du RGPD, en tant que personne concernée, vous disposez de certains droits, lesquelles peuvent être exercés en adressant un courrier postal à HELIONWOOD, 209 rue de l’Université, 75007 Paris ou un courrier électronique à : contact@inwood-hotels.com.

Ces droits sont les suivants :

  1. Droit d’accès et de communication de vos données personnelles

Vous avez le droit d'obtenir de HELIONWOOD la confirmation que les données personnelles vous concernant font l'objet ou non d'un traitement et, le cas échéant, le droit d'accéder à ses données personnelles.

Sur demande, HELIONWOOD vous fournira gratuitement une copie de vos données personnelles en cours de traitement. La fourniture d'autres copies demandées peut entraîner des frais administratifs.

  1. Droit de portabilité de vos données personnelles

Vous avez le droit de recevoir vos données personnelles qui vous concernent et fournies à HELIONWOOD, dans un format structuré, à usage courant et en lecture automatique, et le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

  1. Droit de rectification de vos données personnelles

Vous avez le droit de demander à HELIONWOOD à ce que vos données personnelles soient corrigées si elles ne sont pas correctes.

En cas de correction des données, HELIONWOOD s’engage à communiquer à chaque destinataire à qui les données corrigées ont été transmises.

  1. Droit à la suppression de vos données personnelles - « droit à l’oubli »

Vous avez le droit d’obtenir par HELIONWOOD, la suppression de vos données personnelles lorsque l'une des raisons suivantes s'applique :

  • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
  • Vous retirez le consentement sur lequel repose le traitement de vos données personnelles et il n'existe aucune autre base légale pour un tel traitement ;
  • Vous vous opposez au traitement en vertu du droit d'opposition et aucun intérêt légitime ne justifie le traitement ;
  • Dans le cas où vos données personnelles sont traitées illégalement ;

Sauf dispositions contraires, HELIONWOOD n'est pas dans l'obligation de supprimer vos données personnelles dans la mesure où le traitement s'avère nécessaire pour remplir une obligation légale à laquelle HELIONWOOD est soumise ou à effet de déclaration, exercice ou défense d'un droit dans le cas d'un quelconque litige.

En cas de suppression de vos données personnelles, HELIONWOOD notifie chaque destinataire/entité à qui les données supprimées ont été transmises, sauf si cette communication s'avère impossible ou implique un effort disproportionné.

  1. Droit d’opposition à la collecte et au traitement de vos données personnelles

L’exercice de ce droit n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :

  • Lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ; ou
  • Lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

 

  1. DÉLAIS DE RÉPONSE

Toute demande relative à la communication, la portabilité, la rectification, la suppression, l’opposition du traitement de vos données personnelles, doit être accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité en cours de validité signé et faire mention de l’adresse à laquelle HELIONWOOD pourra contacter le demandeur.

HELIONWOOD s’engage à répondre à votre demande d’accès, de rectification ou d’opposition ou toute autre demande complémentaire d’informations dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande.

  1. VIOLATIONS DES DONNÉES PERSONNELLES

En cas de violation de vos données personnelles, HELIONWOOD s'engage à le notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si vous considérez que HELIONWOOD ne respecte pas ses obligations au regard de vos données personnelles, vous pouvez adresser une plainte ou une demande auprès de l’autorité compétente. En France, l’autorité compétente est la CNIL, à laquelle vous pouvez adresser une demande par voie électronique en cliquant sur le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/interne

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